Een welkomstmap is vaak het eerste waar de gasten van jouw vakantiehuis naar zoeken als ze de woning binnenkomen. Hierin vinden ze ten slotte alle informatie die hun verblijf in het vakantiehuisje tot een groot succes zullen maken. Daarom is het belangrijk om de welkomstmap voor jouw vakantiehuis zo perfect mogelijk in te vullen, zodat het ze aan niks ontbreekt. Wij nemen je mee langs enkele tips en praktijkvoorbeelden om zo de ideale welkomstmap samen te kunnen stellen. Aan het eind van dit artikel, kan je ons voorbeelddocument vinden ter download!
Gastmappen moeten niet te dun of te dik zijn. Zorg voor een juiste opmaak die past bij de sfeer van je vakantiewoning en bijbehorende website.
De afgelopen jaren ben ik zelf meerdere welkomstmappen tegengekomen. Zo heb ik boeken van honderden pagina’s aangetroffen, of simpele instructievelden van 1 A4-tje, video-instructies, fotoboeken, e-mails met een welkomstdocument als pdf-bijlage, gedrukte documenten vol ezelsoren of enkel wat boekjes van de VVV. Op basis van al deze informatie en ervaring, hebben wij samen met enkele verhuurders van onze website, tips en trics verzameld. Laat je hierdoor inspireren om een welkomstmap samen te stellen die daadwerkelijk gelezen wordt.
Begin met het grotere plaatje voor je welkomstmap
Laten we eerst even snel in het fenomeen ‘welkomstmap’ duiken. Deze maak je om gasten snel en eenvoudig antwoord op hun vragen te kunnen geven. De gasten van jouw vakantiewoning zijn misschien op zoek naar het Wifi-wachtwoord, willen weten hoe de jacuzzi werkt of hoe ze de zonnewering kunnen uitrollen. Dat is informatie die vrij ‘noodzakelijk’ is tijdens een verblijf maar waarvoor ze ook niet elke keer jou als verhuurder zouden moeten telefoneren. En dus is het handig om een document aan te leggen met zulke tips. Je hoeft hem niet te vullen met de basics, de meeste gasten zullen wel weten hoe een koffiezetter werkt en hoe ze de tv aan krijgen, maar de wat bijzondere aspecten van jouw vakantiewoning kan je prima uitleggen in de welkomstmap.
Actualiteit en hygiëne zijn belangrijk. Stop alle informatie in een ringband met showmappen en je kan ze altijd afnemen en updaten door enkel de desbetreffende pagina opnieuw uit te printen.
Brainstorm voor inhoudsideeën voor je welkomstmap
Elke welkomstmap is uiteraard anders. Het is ten slotte helemaal afhankelijk van jouw vakantiewoning en doelgroep wat er in het document moet komen te staan. Bedenk wat dingen zijn die iemand die voor het eerst binnen komt, zou willen weten. Wat is bijvoorbeeld de code van de Wifi? Hoe werkt de afwasmachine? Waar moet de sleutel gelaten worden na het uitchecken? Is het handig om bepaalde technische apparaten uit te leggen, denk bijvoorbeeld aan een koppeling met Netflix of een Bluetooth-speaker, werkt dit voor zich of kan het wel wat uitleg gebruiken? Wees niet te makkelijk met aannemen dat mensen het wel snappen, want dat is lang niet altijd het geval. Uit beoordelingen van de vakantiewoning kan je ook heel veel halen, staat er bijvoorbeeld dat iets niet helemaal duidelijk is of dat mensen een bepaald item niet konden vinden? Neem dat dan mee in je welkomstmap.
Kijk naar je merk
Het is natuurlijk voor geen enkel vakantiehuisje on brand om uitgebreid uit te leggen hoe de afval gescheiden wordt, maar handig is het wel om te weten. Door hier bijvoorbeeld bij stil te staan, maak je duidelijk dat je geeft om duurzaamheid, dus zet daar dan ook zo op in. Probeer om van het saaie, dagelijkse iets te maken dat de uitstraling van jouw vakantiehuisje weergeeft.
“In een vakantiehuis dat ik bezocht, kwam ik ooit een boek van 50 pagina’s tegen als welkomstmap. Mijn eerste gedachte was: Zoveel informatie! Maar om eerlijk te zijn, de informatie was eigenlijk heel nuttig en boeiend. Veel lokale tips en zeer gemakkelijk te lezen. Geen boek vol 50 pagina’s aan regels. Kortom, deze gedetaillleerde gastenmap was onderdeel van het handelsmerk van de vakantiewoning. Omdat de doelgroep van dit vakantieappartement nieuwsgierige ontdekkingsreizigers waren die gretig een gedetailleerde folder zouden lezen.“
Inhoud van de perfecte welkomstmap voor jouw vakantiewoning
1. Welkomstwoord
Allereerst is het voor iedereen prettig om jezelf even voor te stellen. Op die manier weten de gasten met wie ze te maken hebben. Vergeet ook niet om hier contactgegevens op te schrijven, mocht er wat zijn kunnen ze je via die wegen bereiken. Ook de wifi-gegevens zijn goed om hier te delen, dan hoeven je gasten die niet verderop in de welkomstmap te zoeken.
2. Routebeschrijving naar jouw vakantiehuisje
Belangrijk natuurlijk, dit welkomstdocument ontvangen ze na het boeken van jouw vakantiewoning dus dan is een handige routebeschrijving wel erg fijn om toe te voegen. Geef in dit gedeelte informatie over parkeren en ook hoe je (mits dat mogelijk is) met het openbaar vervoer het vakantiehuis kan bereiken.
3. Vertrekinformatie
Het laatste punt dat echt basis-informatie is, is wat te doen met vertrek. Hoe werkt het uitchecken, waar laten ze de sleutels? Moet het afval op een specifieke plek geleegd worden? Dit hoeft niet heel uitgebreid te zijn, maar moet mogelijke twijfel wegnemen.
Alles wat hierna in de welkomstmap staat is optioneel, dus als het goed is weten de gasten na de eerste drie ‘hoofdstukken’ alles voor een fijn verblijf.
4. Praktische informatie en huisregels voor je vakantiewoning
Een korte, bondige uitleg over welke technologie in jouw vakantiehuis aanwezig is en hoe deze werkt, zou ik elke welkomstmap moeten staan. Je weet wel wat we bedoeling: de gebruiksaanwijzing voor de verwarming, airconditioning, tv, radio en afwasmachine, om er maar een paar te noemen. Vooral als je woning enkele smart home-apparaten heeft (zoals een televisie met een streaming-koppeling of bluetooth-speakers) is het belangrijk uit te leggen hoe deze werken, dat voorkomt veel ergernis. Natuurlijk hoef je niet stil te staan bij de simpele dingen als een aan-/uitknop. Maar probeer na te gaan wat jouw bezoeker zich misschien kan afvragen als hij gebruik maakt van de woning. Je kan dit weergeven op categorie ‘huishoudelijk’ ‘multimedia’ of maak een lijstje op alfabet.
“Toen mijn man en ik nog geen kinderen hadden, hebben we ooit een weekend doorgebracht in een luxe vakantiehuis.
Deze had een dakterras met een state-of-the-art whirlpool. Perfect voor een drankje in de avond en een blik op de sterren. Het probleem?
We konden geen instructies vinden over hoe het te gebruiken en we waren gefrustreerd. De volgende dag legde de huisbaas uit hoe het werkte, maar toen kwamen er wolken en was het te laat. Wat ik probeer te zeggen: soms zorgen saaie (en eenvoudige) instructies voor geweldige herinneringen!”
5. Extra’s in de vakantiewoning
Vertel kort welke extra’s de gasten in de vakantiewoning kunnen vinden, bijvoorbeeld bordspellen, boeken, een barbecue etc. Extra’s hoeven niet ingewikkeld en duur te zijn, maar ze maken een verblijf regelmatig prettiger en je gasten zullen een positief gevoel krijgen door deze extra service. Als je een kast hebt met bordspellen, schrijf dit bijvoorbeeld in de welkomstmap “In de grote boekenkast, vind je enkele bordspellen, gebruik ze gerust!” of “Als je verse vis wil grillen op de barbecue, gebruik dan de grillmand die in het keukenkastje staat om je vis heel te houden!”
6. Instructies voor noodgevallen
Wat moeten gasten doen in geval van nood? Geef duidelijk aan waar de brandblusser en de EHBO-doos te vinden is. Schrijf ook een klein lijstje van de nummers die gebeld moeten worden voor de brandweer en ambulance en bijvoorbeeld een dierenarts in de omgeving. Voeg hier ook aan toe waar het dichstbijzijnde ziekenhuis en apotheek zijn, je kunt deze informatie beter voor zijn en in een noodgeval kan het tijd kosten als ze dit gewoon weten te vinden.
7. Persoonlijke tips uit de regio
Voor de meeste gasten is de regio waar jouw vakantiewoning staat nieuw. Natuurlijk hebben ze van te voren al wat onderzoek gedaan op Google of TripAdvisor om de omgeving een beetje te leren kennen, maar juist persoonlijke tips zijn het meeste waard. Als je bijvoorbeeld weet van een heerlijk restaurant, een fijne markt of een bijzonder natuurgebied, schroom dan niet om dit rustig op te schrijven. Gasten ullen meer verbinding met het huisje en de verhuurder voelen als ze het gevoel hebben dat je hun wensen en verlangens snapt.
8. Speciale extra’s en updates
Hoe kan je echt indruk maken op je gasten? Met gastgerichte inhoud en dingen waar de meeste eigenaren van vakantiewoningen niet aan denken. Wat dit kan zijn?
- De gasten zijn meestal zelfvoorzienend, maak een lijstje van handige supermarkten in de buurt van de vakantiewoning. Voeg hier ook biologische slagers of een goede visboer aan toe.
- Bied aan om het vakantiehuis uit te rusten met een startpakket boodschappen, zodat de gasten de eerste avond wat te borrelen hebben.
- Laat ze weten wat ze kunnen doen als ze aankomen voor de afgesproken inchecktijd. Is er bijvoorbeeld een fijn cafe in de buurt waar ze kunnen wachten? Of kunnen ze met kinderen naar een park in de buurt?
- Maak suggesties voor activiteiten die passen bij jouw doelgroep. Staat jouw vakantiewoning bijvoorbeeld in een natuurgebied? Tip dan de mooiste wandelroutes of wat de beste joggingspaden zijn.
- Voeg een recept van jezelf toe, wat eet jij graag met regionale ingredienten? Succes gegarandeert!
9. Vergeet het design niet
Natuurlijk gaat dit niet direct om de inhoud van de welkomstmap, maar het design is bijna net zo belangrijk als de inhoud. Foto’s en een mooi opgemaakt document zorgen ervoor dat mensen blijven lezen en hem niet snel verveeld weg zullen leggen.
10. Denk na over de vorm waarin en hoe je de welkomstmap aanbiedt
Hoe geef jij je gasten nu alle informatie die ze nodig hebben? Heb je enkel een Word-document dat je ze toestuurt voor hun aankomst? Of ligt er een map klaar met de teksten uitgeprint? Als je het gevoel hebt dat je gasten niet lezen wat je voor ze hebt geschreven, is het goed om even na te denken over de manier waarop je het aanbiedt. MAak van het saaie Word-document bijvoorbeeld een mooi opgemaakte PDF dat je ze via e-mail toestuurt waarbij je uitlegt dat het ook in het vakantiehuisje ligt. Op die manier verplicht je ze niet het hele document via hun computer te lezen, maar geef je ze al wel die kans om bijvoorbeeld tijdens de reis naar de vakantiewoning rustig door het document te scrollen.
Gratis welkomstmap voorbeeld ter download!
Met behulp van onze voorbeeld welkomstmap kan je jouw welkomstmap volledig naar wens maken, customize hem waar gewenst en zorg ervoor dat je gasten geen vragen meer hebben tijdens een verblijf in jouw vakantiehuis!
Door op ‘Download de gratis welkomstmap’ te klikken, ga je akkoord met de opslag van jouw e-mailadres. We sturen je geen extra reclame maar zullen je wellicht in de toekomst extra verhuurderstips via e-mail toesturen. Voor deze e-mails kan je je wel te allen tijde uitschrijven, dus je zit nooit voor altijd aan onze e-mails vast.
